Partecipare a una fiera rappresenta un’opportunità preziosa per ampliare il proprio network professionale e individuare nuovi clienti o partner commerciali. Tuttavia, il vero valore di questi eventi risiede nella capacità di raccogliere e gestire in modo efficace i contatti acquisiti. Una scheda contatto ben strutturata non è solo uno strumento per annotare dati anagrafici, ma diventa la base per future relazioni e azioni di follow-up mirate. In questa guida scoprirai come progettare e compilare una scheda contatto fiera funzionale, che ti permetta di trasformare ogni incontro in una reale opportunità di crescita per il tuo business.
Come scrivere un Scheda contatto fiera
Per scrivere una scheda contatto fiera efficace, è fondamentale innanzitutto avere ben chiaro l’obiettivo di questo strumento: raccogliere informazioni dettagliate e utili sulle persone incontrate durante l’evento, al fine di poterle ricontattare in modo mirato e personalizzato. La scheda deve essere strutturata in modo da facilitare la compilazione rapida ma completa, considerando il contesto spesso frenetico delle fiere.
La prima sezione della scheda dovrebbe essere dedicata all’anagrafica del contatto. Qui è importante prevedere campi per nome e cognome, azienda di appartenenza, ruolo o funzione aziendale, indirizzo email e numero di telefono. Questi dati costituiscono la base per qualsiasi futuro follow-up. Se la fiera è internazionale, può essere utile aggiungere il paese di provenienza. Accanto a questi dati, è consigliato lasciare spazio per annotare eventuali preferenze di contatto, come orari o canali preferiti.
Oltre ai dati anagrafici, è essenziale raccogliere informazioni sul motivo dell’incontro e sugli interessi specifici del visitatore. È utile prevedere una sezione in cui annotare brevemente il contesto della conversazione, le esigenze espresse dal potenziale cliente, i prodotti o servizi di maggiore interesse e qualsiasi richiesta particolare. Questo tipo di annotazioni sarà prezioso per personalizzare i futuri contatti e dimostrare attenzione alle esigenze dell’interlocutore.
Un altro aspetto da non trascurare riguarda il livello di priorità del contatto. All’interno della scheda, può essere utile inserire un campo in cui valutare, anche solo con una crocetta o una scala numerica, quanto il contatto sia “caldo”, ovvero interessato e potenzialmente vicino a una decisione di acquisto, oppure ancora da coltivare nel tempo. Questo aiuterà a organizzare in modo efficace il lavoro post-fiera, dedicando più energie ai contatti più promettenti.
Infine, è importante lasciare uno spazio per eventuali note libere, in cui annotare impressioni personali, dettagli particolari emersi durante la conversazione o azioni concordate (come l’invio di materiale informativo, una chiamata di approfondimento o una proposta commerciale).
La scheda contatto fiera, per essere davvero utile, deve quindi trovare il giusto equilibrio tra completezza e rapidità di compilazione. Può essere predisposta sia in formato cartaceo che digitale, a seconda delle esigenze e degli strumenti a disposizione. La cura nella compilazione delle schede durante la fiera sarà la base di un’attività di follow-up efficace e professionale, in grado di trasformare semplici incontri in reali opportunità di business.
Modello Scheda contatto fiera
Scheda Contatto Fiera
Nome e Cognome: _______________
Azienda: _______________
Ruolo/Funzione: _______________
Indirizzo: _______________
Città: _______________
CAP: _______________
Telefono: _______________
Cellulare: _______________
Email: _______________
Sito Web: _______________
Settore di Interesse: _______________
Prodotti/Servizi di Interesse: _______________
Note sull’incontro: _______________
Azioni da intraprendere: _______________
Data incontro: _______________
Nome referente interno: _______________